Crunch-Kontrolle in der Krise II: Wie wir uns im Homeoffice organisieren

Die Homeoffice Erfahrungen in unseren Teams sind super unterschiedlich bis gar nicht vorhanden. Daher haben wir uns in den letzten Tagen gemeinsam viele Gedanken gemacht, wie wir auch über einen längeren Zeitraum hinweg gut remote zusammenarbeiten können. Welche Lösungen uns derzeitig helfen, strukturiert in der Corona-Krise zusammenzuarbeiten und was wir zum Beispiel tun, um unseren Teamspirit weiter zu pflegen, möchten wir heute hier teilen. Vielleicht sind ja auch ein paar hilfreiche Tipps für Euch oder Euer junges Startup Team dabei.

Seit gut zweieinhalb Wochen arbeitet ein Teil unserer Teams im Homeoffice. Und auch wenn wir es gewohnt sind, an verschiedenen Standorten zu arbeiten: Auf unbestimmte Zeit von zuhause aus teamübergreifend verschiedene Projekten zu supporten, ist eben auch für viele von uns neu. Also haben wir ein paar Guidelines entwickelt, die wir teamübergreifend nutzen und in nächster Zeit sicher noch weiterentwickeln werden.

Unsere Kernarbeitszeit behalten wir bei

Klar, arbeiten im Homeoffice bietet theoretisch jedem die Möglichkeit, sich seine Arbeitszeit frei einzuteilen. Aber wenn das alle im Team machen, ist die Gefahr groß, dass man sich unsicher ist, ob der andere gerade erreichbar ist und man eher nebeneinander statt miteinander arbeitet. Deshalb haben wir eine klar definierte Kernarbeitszeit festgelegt und an unsere Teams kommuniziert – Die gab es vorher bei mymuesli natürlich auch schon, hilft uns aber gerade jetzt dabei, unseren Arbeitstag drumherum zu planen. 

Wenn die Kernarbeitszeit für unsere Eltern im Team nicht funktioniert, weil eben gerade auch die Kinderbetreuung von zuhause stattfindet, ist natürlich mehr Flexibilität gefragt: Unsere Eltern können dann mit ihrem Team Leads individuelle Absprachen treffen und zusammen nach Lösungswegen suchen. Wie etwa, sich die Arbeitszeit in Intervallen mit längeren Pausen aufzuteilen. So bleibt während des Tages Zeit für gemeinsames Kochen, Schulaufgaben oder auch gemeinsam zu spielen. Wichtig: Denkt daran, individuelle Regelungen oder Absprachen Eurem Teams oder mit Projektpartnern transparent zu machen. Gebt kurz im Team Bescheid, wenn Ihr mal längere Zeit offline seid oder eben gerade nicht telefonieren könnt. Bleibt verbindlich und in Kontakt wie an einem normalen Bürotag auch.

Alle Projekte sind fürs Team transparent 

Wo man vorher noch einfach nachfragen konnte, wenn etwas unklar war, müssen jetzt andere Lösungen her. Um also auch von zu Hause aus effektiv zusammenzuarbeiten, ist es jetzt wichtig, Informationen so transparent wie möglich festzuhalten. Am besten einigt man sich im Team auf ein Tool das alle nutzen, wir arbeiten z.B. mit Asana. So können wir die Projekte und laufenden To Dos immer auf neusten Stand halten. 

Aber auch das Aufzeichnen von Video-Meetings kann durchaus nützlich sein, weil später alle nochmal darauf zurückgreifen können. Übrigens gibt es diese Funktion für alle G-Suite-Nutzer momentan kostenfrei, mehr Informationen dazu erhaltet Ihr hier. Ganz egal für welche Art der Dokumentation Ihr Euch im Team entscheidet: Projektinformationen und Co. immer aktuell zu halten ist derzeit super wichtig, falls z.B. eines Eurer Teammitglieder krank wird, können die Aufgaben unkompliziert übernommen und weiter bearbeitet werden. Weil das in Zeiten von Corona nicht unwahrscheinlich ist, haben wir uns on top noch eine Lösung überlegt: Jeder unserer Mitarbeiter hat ein Manual über seine aktuellen Projekte und Aufgaben erstellt und hält dieses immer up to date. Alle wichtigen Ansprechpartner und Arbeitsmittel, wie z.B. Programme oder Google Docs werden kurz aufgelistet, so kann ein anderes Teammitglied jederzeit übernehmen. 

Digitale Tools, die uns unterstützen

Digitale Tools, wie die Anwendungen der Google G-Suite oder Asana sind bei uns schon länger im Einsatz und somit nichts Neues für uns. Doch jetzt sind sie noch wichtiger als je zuvor. Wir nutzen zurzeit noch intensiver Team-Chats, um im Austausch zu bleiben und uns auch ab- und anmelden. Aber auch Asana hilft uns enorm dabei, auch im Homeoffice den Fokus nicht zu verlieren. Mehr zum Thema digitale Kollaborationstools fürs Homeoffice, könnt Ihr hier nachlesen. 

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High Five fürs Daily Check In & Team Spirit

Es ist uns als Team unheimlich wichtig, füreinander da zu sein und die Kontakte zueinander weiterhin zu pflegen. Sei es, um Homeoffice bedingt technische Probleme gemeinsam zu lösen, über aktuelle Aufgaben und Projekte zu sprechen oder sich kurz über den neuen Alltag auszutauschen. Dafür gibt es unser 20minütiges Daily Check In. Natürlich per Video-Chat. Man will sich ja weiter sehen. Jeder im Team hat dabei die Möglichkeit zu berichten, wie es ihm gerade geht, was heute so ansteht und wie es mit dem Homeoffice läuft. 

Regelmäßige Jour Fixes mit unseren Lead Links sind jetzt wichtiger denn je und werden natürlich auch beibehalten. Außerdem nutzen wir vermehrt unser internes soziales Netzwerk Workplace. Dort hat sich z.B. eine Gruppe gegründet, in der sich mymuesli-Eltern über Homeoffice mit Kids austauschen. Und hier bekommen wir auch regelmäßige Updates von den mymuesli-Gründern Hubs und Phil, welche Änderungen es Corona-bedingt bei mymuesli gerade gibt.

Aber auch auf privaten Austausch und gemeinsame Mittagspausen möchten wir nicht verzichten. Also haben wir auch da digital Lösungen gefunden und uns eine virtuelle Küche eingerichtet – ein fortlaufender Termin im Google-Team-Kalender, an dem alle teamübergreifend per Video-Chat teilnehmen können. Wenn wir jetzt unsere Lieblingskollegen vermissen, verabreden wir uns einfach zum gemeinsamen Kaffee und plaudern ein bisschen, genau wie im normalen eben Büroalltag auch.  

Wie auch immer Ihr es mit Euren Teams handhabt: Es ist enorm wichtig im aktiven Austausch zu bleiben, ob nun geschäftlich oder privat. Nur so können wir auch in diesen Zeiten produktiv zusammenarbeiten! Wer noch auf der Suche nach allgemeinen Tipps zum Thema Homeoffice ist, kann sich im Homeoffice Guide von t3n über alle wichtigen Punkte informieren. 

Bleibt gesund und gut gelaunt!

Bildcopy Titelbild: Nicole Wolf via Unsplash